Выбор банкетного зала — один из ключевых этапов подготовки корпоративного мероприятия. От правильного выбора зависит комфорт гостей, атмосфера, настроение и даже репутация компании.
Ниже — подробный чек-лист: что важно учесть, чтобы всё прошло гладко.
1. Определитесь с форматом корпоратива
Перед бронированием зала стоит понять, какой формат планируется:
- Банкет (сервировка за столами)
- Фуршет (гости свободно перемещаются)
- Тимбилдинг с развлечениями
- Торжественная церемония с награждениями
От этого зависит необходимая площадь, расстановка мебели, оборудование, количество персонала.
2. Подберите зал по количеству участников
Запас по вместимости должен быть минимум +10% от количества гостей.
- Слишком тесно — некомфортно.
- Слишком просторно — теряется эффект праздника.
Уточните: есть ли возможность изменить схему рассадки, если число гостей изменится ближе к дате.
3. Проверьте, что входит в аренду банкетного зала
Некоторые залы предоставляют только помещение, другие — полный пакет:
- Столы и стулья
- Скатерти, посуда
- Звуковое и световое оборудование
- Гардероб, охрана, клининг
- Декорации, фотозоны
Попросите перечень включённых услуг. Это поможет избежать неожиданных доплат.
4. Уточните, можно ли привезти свою еду и напитки
Уточните у площадки:
- Есть ли собственная кухня?
- Можно ли использовать кейтеринг?
- Разрешено ли привозить свой алкоголь?
Иногда аренда банкетного зала дешевле, если вы сами организуете питание. Но не все залы это позволяют.
5. Оборудование: звук, свет, экран, проектор
Для успешного корпоратива часто требуется техника:
- Микрофоны, колонки
- Световое оборудование
- Проектор и экран
- Wi-Fi (если презентация или онлайн-подключение)
Проверьте, входит ли всё это в стоимость, и работает ли всё исправно.
6. Проверьте парковку и транспортную доступность
Если часть сотрудников приедет на машинах — важна парковка.
Если планируется автобус или трансфер — нужен удобный подъезд.
Плохо, если гости теряют время в пробках или не могут найти вход.
7. Продумайте сценарий и развлечения
Уточните, можно ли пригласить ведущего, диджея, артистов.
Нужно ли согласование с залом? Есть ли сцена или место для выступлений?
Важно заранее обсудить тайминг — когда начинается ужин, когда выступления, когда дискотека.
8. Условия аренды: время, стоимость, предоплата
Запросите договор. Он должен содержать:
- Дату и время аренды
- Сумму и порядок оплаты
- Условия отмены или переноса
- Список включённых услуг
Некоторые банкетные залы берут оплату за аренду отдельно, другие включают её в банкетный чек.
9. Возможность продлить время
Уточните, можно ли остаться дольше запланированного времени — например, если мероприятие затянется.
Некоторые залы ограничены по времени (до 23:00 или полуночи), другие дают возможность продления за дополнительную плату.
10. Дополнительные опции: фотозона, украшения, конфетти
Если хочется тематическое оформление — узнайте, разрешены ли шары, баннеры, свечи, конфетти.
Некоторые банкетные залы предоставляют услуги декоратора или готовы помочь с оформлением.
Аренда банкетного зала для корпоратива — это больше, чем просто выбор помещения. Важно учесть количество гостей, оснащение зала, питание, логистику и развлекательную часть. Следуя этому чек-листу, можно избежать типичных ошибок и организовать корпоратив, который понравится всем.